Gérer le présent tout en façonnant l’avenir : Trouver l’équilibre entre les tâches opérationnelles et les initiatives stratégiques
Par Leah Giesbrecht à CPABC
Les exigences opérationnelles d’une organisation représentent, à elles seules, une charge de travail à temps plein. Dans ce contexte, il est difficile de trouver du temps pour développer et faire avancer des initiatives stratégiques. Comment les CPA peuvent-ils trouver un équilibre et atteindre leurs objectifs sur ces deux fronts? Pour savoir comment s’y prendre efficacement, nous avons parlé à Mia Maki, FCPA, FCMA, experte en planification stratégique et doyenne associée aux relations externes et à la mobilisation à la Gustavson School of Business.
Lorsqu’on tente d’aligner les tâches quotidiennes avec les objectifs stratégiques à long terme, quels sont les pièges courants à éviter?
Le premier est de négliger la gestion vers le haut. Au début de ma carrière, j’ai lu un article à ce sujet et je me suis dit : « Mon patron gagne plus que moi – pourquoi devrais-je gérer notre relation? » Mais quand je l’ai essayé, cela a aidé mon patron… et ça m’a facilité la vie. Passez du temps avec votre patron, discutez des priorités, comprenez ce qui est important pour lui ou elle, et demandez si vous maintenez un bon équilibre.
Un autre piège est le manque de clarté concernant les initiatives clés de l’organisation. La haute direction peut lancer une nouvelle initiative pour faire progresser l’organisation, mais vous pourriez être concentré sur quelque chose qui est maintenant moins prioritaire. Obtenez des éclaircissements en discutant avec votre supérieur.
Troisième piège : ne pas avoir de mesures concrètes pour démontrer les progrès liés aux priorités stratégiques. Il faut établir un lien entre la stratégie de l’organisation, son plan opérationnel et celui de votre service – et avoir des indicateurs pour suivre vos objectifs.
Comment peut-on développer une mentalité plus stratégique pour mieux équilibrer nos priorités?
Il faut adopter de bonnes habitudes. Vous devez régulièrement prévoir du temps pour prendre du recul et réfléchir à vos objectifs stratégiques à long terme. Si cela ne devient pas une habitude, c’est extrêmement difficile à faire. Inscrivez-le dans votre calendrier, à un moment où vous avez l’énergie mentale pour ce travail important. Ensuite, repensez à vos objectifs stratégiques. Posez-vous des questions comme : « Est-ce que j’avance par rapport à mes indicateurs? » ou « Depuis combien de temps n’ai-je pas vérifié avec mon patron si nos priorités sont toujours alignées? »
Quels sont les principaux défis opérationnels auxquels les CPA font face actuellement?
À l’interne, nous devons faire plus avec moins. Les rôles des employés ont été élargis pour améliorer l’efficacité. Cela dure depuis un certain temps, et les gens sont très occupés. Nous faisons également face à une incertitude économique : la plupart des organisations ne recrutent pas beaucoup, elles consolident plutôt leurs ressources.
À l’externe, l’économie et les changements climatiques créent aussi de l’instabilité : feux de forêt, inondations… tout cela peut avoir un impact sur votre organisation, votre personnel, votre équipe, vos clients, voire votre chaîne d’approvisionnement.
Quels outils les CPA peuvent-ils utiliser pour relever ces défis?
La communication ouverte et fréquente est l’un de vos meilleurs outils. Si votre équipe est stressée, réunissez-les régulièrement, en groupe ou en tête-à-tête. Cela crée de la stabilité et peut aussi améliorer la productivité.
Les relations externes en milieu de travail sont également importantes. Sachez qui, dans votre organisation, contactera un client en cas de feu de forêt ou un fournisseur en cas d’inondation. Développez votre réseau. En période d’incertitude, il est utile d’avoir autour de soi des personnes ayant des expériences variées. Parlez à des banquiers, des collègues occupant des postes similaires, ou des gens dans d'autres entreprises ou industries. Ils peuvent avoir des idées utiles s’ils ont déjà vécu des situations semblables.
Enfin, prenez le temps de trouver des outils qui augmentent la productivité, au lieu de simplement travailler plus d’heures.
Voyez-vous de nouvelles priorités pour améliorer l’efficacité opérationnelle?
Cela dépend de l’organisation et de ses ressources pour évaluer et mettre en œuvre de nouveaux outils. J’ai vu des outils d’impartition et une utilisation accrue de la technologie, comme les lecteurs optiques et autres logiciels qui réduisent le temps de traitement des factures fournisseurs ou clients, ou tout autre type de transaction.
Et bien sûr, les gens utilisent des outils d’IA. Par exemple, pour rédiger une description de poste, une politique ou une procédure, plusieurs se tournent vers ChatGPT ou d’autres outils pour créer une première ébauche.
Avez-vous une bonne pratique à partager pour l’intégration de nouvelles technologies?
Soyez clair sur l’objectif à atteindre, et sur les intrants nécessaires : temps, coûts de formation, coûts du logiciel. Il est aussi important de connaître les coûts à long terme liés à cette nouvelle technologie. Faites vos calculs en discutant avec vos contacts, pas seulement avec des vendeurs.
Vous pourriez découvrir, par exemple, une réduction de 10 % du temps consacré à certaines tâches, une diminution des erreurs et la possibilité de faire un travail plus stratégique. Si vous pouvez équilibrer les coûts avec les résultats, vous êtes sur la bonne voie.
Un mot de la fin?
Les CPA doivent se donner la liberté d’explorer des ressources qui appuient leurs objectifs. Côté opérationnel, testez différents outils et applications d’IA pour voir ce qu’ils donnent. Pour le soutien stratégique, pensez à long terme. Essayez une carte stratégique – c’est un excellent outil pour créer des indicateurs alignés sur la stratégie de votre organisation. Créez-en une ébauche, partagez-la avec votre supérieur, et entamez la conversation.
Si la pensée stratégique vous intéresse, consultez Strategy Safari de Bruce Ahlstrand et Henry Mintzberg. Et surtout, restez curieux. Continuez à explorer. Vous trouverez des solutions efficaces.
Publié à l’origine dans la salle de presse de CPABC.